/ Jornada laboral y asistencia: nuevos requisitos y autorización para plataformas

Jaime Urzúa W.

Con motivo de la entrada en vigor de la ley 21.561, que modifica el Código del Trabajo con el objeto de reducir la jornada laboral, la Dirección del Trabajo (DT) emitió la resolución exenta N°38, que establece requisitos obligatorios y un procedimiento de autorización para los sistemas electrónicos de registro y control de la asistencia y determinación de las horas de trabajo. La resolución regula la protección de la información contenida -especialmente los datos personales-, en las plataformas utilizadas para controlar la asistencia y jornada laboral de los trabajadores.

Entre otros requisitos técnicos que estas plataformas deben cumplir, la DT consagra nuevas obligaciones relacionadas con:

1. el enrolamiento o autentificación de los trabajadores;
2. la seguridad de las marcaciones o registros en el sistema;
3. la comunicación de datos entre la plataforma y las bases de datos;
4. la seguridad y disponibilidad de las soluciones;
5. la habilitación de un portal de fiscalización para facilitar la labor de la DT;
6. el control de accesos y
7. las bases de datos en que se soporta la información de la plataforma.

La resolución, además, establece una serie de consideraciones jurídicas que deben ser observadas, especialmente en relación con la protección de los datos personales de los trabajadores. La DT exige que cuando los sistemas requirieran contar con datos personales o sensibles de los trabajadores para su enrolamiento o marcaciones, se deberán seguir reglas relativas a:

• Consentimiento: para el tratamiento de datos personales no contemplados en el artículo 10 del Código del Trabajo u otra norma (por ejemplo, huella dactilar y número telefónico personal), el trabajador debe manifestarlo previamente y por escrito en el contrato de trabajo o sus anexos.
• Finalidad del tratamiento: el documento en que se plasme el consentimiento del trabajador deberá dejar expresa constancia del propósito del tratamiento y la prohibición para el empleador de transferir la información a terceros ajenos a la relación laboral, con la excepción del prestador del servicio (quien tendrá prohibido transferirlos para cualquier finalidad ajena al contexto del control de la asistencia y horas de trabajo).
• Eliminación de los datos: los trabajadores podrán requerir en cualquier momento de la relación laboral la eliminación de su información personal, a menos que se trate de antecedentes exigidos por la ley.
• Destrucción de los datos: una vez finalizada la relación laboral por cualquier causa se deberán destruir los datos personales de los trabajadores recolectados por el sistema conforme a reglas determinadas en la resolución.

Para los dos últimos casos la DT precisa que la obligación de eliminación/destrucción de los datos personales solo se refiere a aquellos datos personales no contemplados en el artículo 10 del Código del Trabajo u otras normas.

La resolución también establece lo siguiente:

• mantener en formato electrónico la información que entreguen los sistemas, disponible para su revisión hasta 5 años contados hacia atrás desde la generación del dato.
• los empleadores deberán responder en caso de incumplimientos y se consagra un listado no exhaustivo de infracciones, dentro del cual se encuentra el no haber respetado las normas sobre recolección, tratamiento y/o destrucción de los datos personales de los trabajadores.
• los prestadores de servicio (quienes ofrecen las plataformas a los empleadores) serán responsables por incumplimientos a otro listado de infracciones (no taxativo, al igual que el anterior), que contempla la misma causal relacionada con la recolección, tratamiento y/o destrucción de los datos personales de los trabajadores.