/ Ministerio del Trabajo aprueba reglamento que regula Registro Electrónico Laboral

El nuevo reglamento distingue entre documentación obligatoria y voluntaria de ingresar en el registro. En el ámbito de los datos personales la DT deberá efectuar su tratamiento solo para el cumplimiento de sus funciones legales y con sujeción a las normas de la Ley sobre protección de la vida privada.

Maria Ignacia Ormeño Sarralde
Asociada
Alessandri Abogados

El 28 de octubre de 2021 se publicó en el Diario Oficial el Decreto Supremo N°37 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que aprueba el Reglamento de la Ley N°21.327 (Ley de Modernización de la Direccion del Trabajo), relativo a aquellos datos y documentación que deben ser ingresados por los empleadores obligatoriamente en un Registro Electrónico de la Dirección del Trabajo (DT).  Este registro está disponible en el sitio web de la Dirección del Trabajo, portal del empleador.

El reglamento distingue entre aquellos datos o documentación que obligatoriamente deben registrarse y aquellos que pueden ser registrados voluntariamente por el empleador.

Los datos y documentación que el empleador debe registrar obligatoriamente son los siguientes:

1. Contrato de trabajo: será obligatorio para el empleador registrar el contrato de trabajo dentro de los 15 días hábiles siguientes a su celebración, que deberá incluir al menos lo contenido en el articulo 10 del Código del Trabajo.

2. Modificaciones al contrato de trabajo (comienza a regir el 28 de diciembre de 2021). Mismo plazo anterior de 15 días siguientes a su modificación.

3. Terminaciones de contrato de trabajo (comienza a regir el 28 de diciembre de 2021). El empleador deberá registrar a lo menos la siguiente información:

• Individualización de las partes.
• Fecha inicio y término relación laboral.
• Fecha y forma de notificación de término, si corresponde, en conformidad con la ley.
• Causal de término; y
• En los casos que corresponda, hechos en que se funda la causal.

4. Libro de Remuneraciones Electrónico (de forma mensual y dentro de los primeros 15 días del mes siguiente al respectivo pago).

5. Comité Paritario de Higiene y Seguridad (comienza a regir el 28 de mayo de 2022). Deberá contener:

• Nombre de los representantes.
• Acta de elección de los representantes.

6. Comité Bipartito de Capacitación (comienza a regir el 28 de mayo de 2022). Deberá contener:

• Fecha de constitución.
• Nombre de los integrantes que lo conforman.

7. Reglamento interno de orden, higiene y seguridad (comienza a regir el 28 de diciembre de 2021). Deberá contener:

• Individualización del empleador.
• Fecha de publicación y notificación a los trabajadores.
• Mecanismos de difusión.
• Declaración de cumplir con el mínimo legal.

8. Pactos especiales de condiciones de trabajo (comienza a regir el 28 de noviembre de 2022). En caso de corresponder, deberá indicar lo siguiente:

• Individualización de las partes.
• Fecha.
• Materia objeto del pacto.
• Procedencia de aplicación a trabajadores sin afiliación sindical.
• Vigencia.

9. Sanciones en contra de los trabajadores. (comienza a regir el 28 de noviembre de 2022). El empleador deberá registrar las sanciones en el plazo de 15 días contados desde la adopción de la respectiva sanción. Deberá indicar lo siguiente:

• Individualización del trabajador.
• Fecha aplicación medida.
• Tipo de medida aplicada.

10. Instrumentos colectivos de trabajo (comienza a regir el 28 de junio de 2023). El empleador deberá registrar los instrumentos, en un plazo de 5 días contados desde la suscripción, incluyendo como mínimo lo siguiente:

• Individualización de las partes.
• Fecha suscripción.
• Vigencia.
• Existencia o no de pactos de extensión de beneficios.
• Nómina de trabajadores involucrados.

11. Registro de asistencia, feriados, licencias y permisos del trabajador (comienza a regir el 28 de junio de 2023). El registro deberá indicar:

• Individualización del trabajador.
• En el caso del registro de asistencia, detalle de este del mes periodo calendario respectivo.
• En el caso de feriado, licencia médica y permisos, periodo de tiempo en que no prestó servicios y motivo de la ausencia; y
• En caso de que la ausencia se deba a licencia médica, bastara la sola constancia de su presentación ante la entidad de salud correspondiente.

A su vez, existen datos y documentaciones que el empleador puede registrar voluntariamente, tales como el finiquito laboral que comienza a regir a partir del 28 de noviembre del presente año o la sentencia judicial en que se declare la existencia de empleador único, que comienza a regir a partir del 28 de julio del 2022.

En el ámbito de los datos personales, la DT al tener acceso a una gran cantidad de datos, deberá efectuar su tratamiento solo para el cumplimiento de sus funciones legales y con sujeción a las normas de la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada.

Esta también podrá celebrar convenios con entidades públicas y privadas que administren registros de datos referidos a empleadores, empresas, trabajadores y organizaciones sindicales para la obtención, tratamiento y mantención de datos exclusivamente vinculados con obligaciones laborales, de seguridad social, de seguridad y salud en el trabajo.

Adicionalmente la DT debe cumplir ciertas obligaciones con respecto a los datos personales:

1. Guardar absoluta reserva y secreto de los datos personales, sin perjuicio de las informaciones y certificaciones que deban proporcionar en conformidad a la ley.
2. Abstenerse de usar los datos recopilados en beneficio propio o de terceros.
3. Implementar las medidas de seguridad necesarias para resguardad la privacidad de los datos, especialmente en lo que dice relación con el uso de servidores, almacenamiento, respaldo de base de datos y comunicaciones.

La información que sea ingresada al registro electrónico será utilizada según las facultades propias de la DT y también con fines estadísticos, de estudios y de difusiones sobre el cumplimiento de la normativa laboral.