/ DT publica resolución de sistemas de registro y control de asistencia

En abril de 2025 comenzó a regir la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo (DT), que establece nuevos requisitos obligatorios para los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de horas de trabajo. Se excluyen otros sistemas como los de control de ausencias, permisos o descansos. Impacta a las empresas proveedoras de software de gestión de RR.HH., como también a las empresas que los utilizan, y establece estándares para un uso adecuado.

Tomás Becerra

Asociado Alessandri

En abril de 2025 comenzó a regir la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo (DT), que establece nuevos requisitos obligatorios y el procedimiento de autorización para los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y determinación de horas de trabajo.

¿A quiénes aplica?

La nueva resolución impacta tanto a las empresas proveedoras de software de gestión de RR.HH., como también a las empresas que los utilizan, y establece estándares para un uso adecuado.

El ámbito de aplicación se limita a los sistemas de registro de asistencia y jornada laboral, y se excluyen otros sistemas como los de control de ausencias, permisos o descansos.

Principales aspectos:

• Las empresas deberán definir el método principal y secundario de identificación y registro de asistencia, ya sea en su Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad o, si no están obligadas a contar con uno (por tener menos de 10 trabajadores), en los contratos individuales de trabajo.
• Se permite integrar sistemas de control de acceso físico (como torniquetes o puertas electrónicas) con el sistema de registro de asistencia, siempre que el sistema haya sido previamente autorizado por la DT y la integración no altere sus condiciones técnicas.
• En el caso de empresas contratistas o de servicios transitorios (EST), los sistemas deberán permitir acceso a sus respectivas empresas mandantes, respetando el tratamiento de datos personales y limitando dicho acceso a la visualización o descarga de reportes, sin posibilidad de modificación.
• Se permite a los empleadores a desarrollar sus propios sistemas o contratar a terceros, siempre en cumplimiento de los requisitos exigidos por la DT.
• Todos los trabajadores deberán ser capacitados previamente en el uso correcto de los sistemas de marcación de asistencia.
• Los protocolos, reglas y procedimientos del sistema deben estar incluidos en el Reglamento Interno o, si no corresponde, en los contratos individuales.

Compatibilidad y exclusividad

La nueva regulación exige que las empresas usuarias cuenten con un solo sistema electrónico autorizado para el registro y control de asistencia, sin embargo, esto no impide la utilización de otros sistemas complementarios para registros distintos, como uso de feriados, permisos, liquidaciones de remuneración o gestión documental.

Geolocalización y resguardo de derechos.

El uso de herramientas de geolocalización queda autorizado únicamente en el momento preciso de registrar la asistencia, no pudiendo emplearse con otros fines operativos ni exigirse su activación permanente. Solo en situaciones debidamente justificadas por razones de seguridad —como en el caso de naves, aeronaves o vehículos de transporte de valores— se permite mantener activa esta función en todo momento.

Finalmente, se establecen límites concretos respecto del alcance del control que podrán ejercer los empleadores, indicando que su intensidad debe ser proporcional a su propósito, y se prohíbe expresamente cualquier uso que derive en una vigilancia permanente o excesiva, debiendo resguardarse en todo momento los derechos fundamentales y las garantías constitucionales de los trabajadores, en el ejercicio de esta facultad.